Отчёты в базах данных
На прошлом занятии мы познакомились с созданием запросов. Сегодня на очереди отчеты.
Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.
Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
[spoiler]
Структура отчета в режиме Конструктора
Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.
К числу таких элементов относятся:
- Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
- Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
- Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
- Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
- Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.
Создать отчёты на основе созданных на прошлом уроке запросов базы данных "Видеотека":
- Моя видеотека (краткий формат);
- Российские фильмы;
- Мои любимые фильмы (рейтинг не ниже 7);
- Не смотреть! (список фильмов с рейтингом ниже 3);
- Фильмы для детей (возраст до 16 лет);
- Посмеёмся всей семьёй! (фильмы в жанре "комедия" с рейтингом более 6 и возрастом до 12 лет).
"Книжную" или "Альбомную" ориентацию листа выбираете на ваше усмотрение. Допускается изменение количества полей в отчёте, в случае, если возникает проблема вписать отчёт в формат А4.
Внимание! Убедитесь в режиме "Предварительного просмотра", что все данные отображаются корректно.
Ваши результаты в виде файла Видеотека_Фамилия_Класс_Группа.accdb традиционно отправляем в папку Обмен. Где:
- Фамилия - фамилия автора работы,
- Класс - класс с литерой,
- Группа - номер группы.
Ваши помощники:
Сайт:
Видео: Как создать отчеты в Microsoft Access за 10 минут
Фото: